営業効率が上がる！？ペーパーレス化の活用ツール

昨今のコロナ禍によりテレワーク・リモートワークも当たり前のものとなり、企業のペーパーレス化推進は今や必須の取り組みとなっています。今回はペーパーレス化の方法を具体的なツールと合わせてご紹介します。

データスキャンによるPDF化

既存の紙資料をスキャナや複合機などでスキャニングし、データ化していきます。

この場合、ファイル名及び内容を検索できるようにしておくと、より利便性が高まります。ファイル名は規則性のある名前をつけておき、内容についてはOCR（Opticalcharacter recognition：光学的文字認識）を活用します。これは、スキャンした文字を認識してデータ化する手法、またデータ化された情報のことを指します。PDF化したデータに対してこのOCR処理を行うことで、ほとんどの内容について検索対象とすることが可能になります。

有名なものではPDFファイル形式の提唱者であるAdobeが提供するAdobe Acrobatを使用すると、画像から作成されたPDFファイルに対してOCR処理を行い、文章の文字認識およびAcrobat上での文字列コピーが行えるようになります。自動処理であることから、特に日本語の認識精度についてはあまり高いものではありませんが、検索のヒントにはなることでしょう。より高い制度を求める場合は専用のOCRソフトをお使いになることを検討されると良いでしょう。

Word・Excelなどのオフィスソフト活用

新規のデータにおけるペーパーレス化を行う場合は、情報入力をワードやエクセルなどのオフィスソフトから行うようにします。企業においてはMicrosoft Officeの普及率は圧倒的で、これらのソフトで作成されたデータは汎用性も高く、メールやメッセージングソフトで送付し、受け取り手も編集することが可能です。一方、これらのソフトが苦手とするのが、複数人がひとつのファイルを扱う場合です。各人がそれぞれに入力したデータを統合する場合に、間違って他の人が入力したデータを上書きして消してしまうなどのトラブルが発生しないようデータ編集に制限を設ける、運用ルールを定めるなど配慮する必要があります。

クラウドの活用

この問題を解消するためには、データの置き場所をDropboxやGoogleドライブなどのクラウドストレージにし、履歴データを残しておけるようにするという方法や、word/Excelの代わりにGoogleが提供するGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを使うという方法が挙げられます。GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートは、オンライン上にデータが存在するメリットを生かし、複数人が同時にデータにアクセスして情報を書き込むことができます。

専用ソフト（システム）・会計ソフトの活用

より専門性の高いデータの場合は、専用のソフトウェアやシステムを導入してペーパーレス化を図るという方法も考えられます。例えば、営業に関する情報に関しては、営業管理ツールとして活用されるSFA（Sales force Automation）や、

顧客管理ツールであるCRM（Customer relationship Management）の活用がおすすめです。

これらのツールを活用することで、顧客情報や案件情報、事例共有などのデータを見える化し、効率的な企業活動、営業活動を行うことが可能となります。見積書や請求書の作成業務に特化した専用のアプリケーションも多数存在しています。

しかし、自社のデジタル化が不十分な段階で高度なソフトを導入しても使いこなせないというケースもよくあります。段階的に導入を図っていくことも検討していくと良いでしょう。

今回は、ペーパーレス化の具体的な方法及びツールについてご紹介しました。データや社内の状況に応じて最適なものを見極め、段階的に導入していくことがペーパーレス化のポイントと言えます。