営業効率が上がる!? ペーパーレス化のメリットとデメリット

事業承継が自社の業務や人材を客観的に見直す機会となり、DX（デジタルトランスフォーメーション）に取り組む企業も少なくありません。また、昨今のコロナ禍によりテレワーク・リモートワークも当たり前のものとなり、企業のペーパーレス化推進は今や必須の取り組みとなっています。

その一方で、導入が難しいと思われる方や、導入の方法がわからない方も多くいらっしゃることと思います。そこで今回は、効率的にペーパーレス化を推進していくための方法について2回に分けて解説していきます。第1回は社内ペーパーレス化のメリットおよびデメリットについて説明いたします。

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第1回　本記事

第2回　営業効率が上がる！？ペーパーレス化の活用ツール

第3回　店舗運営には必須！Googleビジネスプロフィールの活用～基本編～

第4回　店舗運営には必須！Googleビジネスプロフィールの活用 ～応用編～

メリット① 業務の効率化が図られる

ペーパーレス化を進めると、外出先でも閲覧や情報入力ができるようになります。たとえば、書庫に行って、書類の場所を探し、書類の中身を1ページずつ確認しながら情報を探す・・・というアナログな方法と比較して、検索ひとつで書類が見つかるという利便性は、資料の置き場所をなくすことだけでなく、情報を探すための時間を省くことにもつながります。

メリット② ノウハウの見える化が可能になる

提案書などの書き手によって差が出やすい資料などは、好事例をもとにその書式をテンプレート化し、社内全体の資料レベルをアップに活用できます。これは紙ベースでも不可能ではありませんが、ペーパーレス化によって、テンプレートを日々改良し、随時アップデートしていくなどの取り組みはペーパーレスならではのメリットと言えるでしょう。

メリット③ コストが削減できる

紙に印刷するという物理的なコストや、印刷した資料を整え配布する人的・時間的なコスト、マーケティングに関する印刷物や封筒の印刷費、郵送費など、情報を送付する場合にはさらに追加のコストがかかります。こうしたコストを、ペーパーレスを進めていくことにより大幅な削減を図ることが可能となります。

メリット④ 経理とリアルタイムで情報共有できる

見積や請求といった業務も、紙ベースでは各営業個人の管理となってしまいます。ペーパーレス化により、リアルタイムでの社内共有が可能となります。このように、個人に帰属してしまっていた情報が見える化でき、社内での共有化が容易となるというメリットは、単に情報が紙からデジタルに変わるというだけではない、大きなメリットとなります。

メリット⑤ 環境負荷低減につながる

紙の印刷物が不要となることによって、紙の消費量を減らすことができ、結果として環境負荷を低減できるといった利点も発生します。昨今、SDGsを行っている企業も多く見受けられますが、ペーパーレス化はSDGsにもつながる取り組みとなります。

さて、ここまでメリットを挙げてきましたが、導入にあたって気をつけていただきたいデメリットについてもご紹介します。

デメリット① 情報が見づらい

データでの資料閲覧は画面の拡大縮小が自由にできるという利点がある反面、書類全体を見渡すことが難しいというデメリットがあります。特に、大判サイズのデータは画面に収まらず非常に見づらくなります。フォーマットを調整するなど、ペーパーレスを前提として情報の見せ方から変更していく必要があるかもしれません。

デメリット② データ消去のリスク

紙資料の場合は、きちんと管理を行なっていれば、その資料が消失するリスクはあまり高くありません。一方、ペーパーレス化を推進すると、故意に因らずともデータが消えてしまうリスクが存在します。こうしたリスクは、情報のバックアップ体制を整えることである程度回避することが出来ます。

デメリット③ 運用コストの増大

バックアップや、データの置き場所の確保のためのコストはデータの増加に伴って年々増大していきます。書類データは基本的に画像になるため、データ量も増えがちです。また、セキュリティの向上にかかる費用など、ペーパーレス環境を維持し続けるためには相応のコストを計上する必要があります。

このようなメリット・デメリットを把握しながら、まずは業務や部署単位で無理なくペーパーレス化を進めていただけると思います。次回は具体的にペーパーレス化に活用できるツールをご紹介します。