【後編】中小企業のDX推進
〜DX推進のために企業がすべき取り組みと便利なツール〜

データにして共有する「見える化」でDX推進

今回は実務に落とし込んだ時のDX推進で必要な部分について、具体的にご紹介します。(前編リンク)ではDX推進の基本と国内外の事例をご説明しています。ぜひ前編からお読みください。

DX推進のために企業がすべき４つのステップ

いざDX推進と言われても、何から始めていけばいいか分からないという方が多くいます。さらには＂よく理解できないからやりたくない、若い人だけやればよい＂などと苦手意識が先行し、取り組む前からあきらめてしまうケースもよく聞きます。ではどうすればよいか…、ずばりDX推進の「見える化」です。それぞれの各自の業務の進捗状況や資料を共有し、データを元にどんな取り組みをすれば業務の効率化を図ることが出来るのかを可視化することでDX推進に繋がります。

4つのステップに分けてその具体的な取り組みの例をご紹介します。

1. 紙のデータからデジタルデータへの移行

社員のその日の行動や日報をクラウドや社内SNSで共有し、進捗状況を見える化します。これにより、タスクの比重や会議の調整なども行いやすくなります。

2. 蓄積されたデータの活用

各自のパソコンのローカル内にある文書やプレゼン資料を共有し、蓄積されたデータとしてオープンにしていくことで事例の共有がスムーズにできます。

3. 共通化

ここでいう共通化とは、事業部門の垣根をなくすという意味です。他部門や、他部署の垣根をなくして、お互いの仕事内容を把握することで管理の効率も上がります。

4. 組織化

これはデータ基盤の運用を行う組織作りをしていくことを指します。業務フローを明確化し、社内で様々なツールを用いて組織の動きを一層見える化していくことが業務改善に繋がります。

これらの業務や蓄積データの可視化を繰り返すと、DX化による変化をイメージしやすく、苦手意識の払拭にもつながります。

したがって、見える化されていないとDX推進が困難になります。例えば、書類やプレゼン資料などがローカルで管理されている、見積りなどワークフローが属人化している状況ではデータを活用することができません。加えて、ファイルや情報をまとめて管理できるデータベースがあっても登録していない、もしくはあるのにデータがアップされていないという状況では、DXを導入できない社内環境になります。

では、次にこのような取り組みをサポートするDX推進には欠かせないツールをご紹介しましょう。

業務のデジタル化を推進できるツール

・情報共有の円滑化
Microsoft365、GoogleWorkspaceなど

Googleのカレンダーでスケジュールを共有したり、gmailでどこでも受信できるようにすることで共有化、効率化を図ります。また、他のツールと互換性があるため、クラウド型のツールはハードルが低く導入しやすいです。

・社内のコミュニケーション推進、マニュアルや方針の共有
LINEWORKS、Chatwork、MicrosoftTeams（チームス）、slack（スラック）など

チャット機能や社内SNSは手ごろで使いやすいため、複数を併用しがちになってしまいます。これはデジタル化の阻害要因になる場合があるので、社内向けと社外向けでツールを使い分けることが有効です。

・カスタマーサービス・サポート
zendesk（ゼンデスク）

お客様のサポートでもDX化が進んでいます。ヘルプが簡単に作成でき、お客様の問合せもデータとして蓄積できるツールなので、業務改善にも繋がります。

・プロジェクト管理
asana（アサナ）、Backlog（バックログ）

ガイドチャートで開発のスケジュールなども簡単に作成でき、一人一人が更新することで進捗が管理できるツールです。タスク管理やTODO管理としても使えます。

・会計処理、ペーパーレス化
楽楽精算（らくらくせいさん）、MoneyForward（マネーフォワード）

紙の申請書をなくすバックオフィスツールです。見積り、お金の勘定管理についてデジタル化することで処理の集約ができるだけでなく、万一の不正なども防止できます。

このように、業務のデジタル化を推進するツールには様々なものがあり、いろいろなシーンで活用できます。

しかし、ツールの使いやすさは企業によって変わります。A社では使いやすいツールでもB社では合わないといった例は多分にあるため、導入を検討している企業は窓口やIT支援を行う企業に相談をおすすめします。

前後編に分けてDX推進とツールについて解説しましたが、いかがだったでしょうか？
業務の見える化を行い、デジタルツールを活用することがDX推進へ繋がることをお伝えしました。

このコラムがDX推進に悩む方の一助になれば幸いです。